Software a medida o SaaS: cuándo compensa cada uno

Para casi todo lo que hace una pyme existe un SaaS. Correo, facturación, reservas, tienda online, gestión de tareas. La mayoría son buenos, cuestan poco al mes y se ponen en marcha en una tarde. Construir software a medida es más caro y más lento. Entonces, ¿cuándo compensa?

La regla de las tres propiedades

Antes de mirar funciones, hay que mirar tres cosas: quién se queda con el cliente, quién se queda con el dato y quién cobra la comisión. Si el SaaS te da las tres, contrátalo. Si se queda con alguna, calcula cuánto te cuesta esa propiedad al año y compárala con el software a medida.

• El cliente: ¿la reserva, el pedido o el registro entran por tu dominio y con tu marca, o por la plataforma? ¿Puedes escribirle después?
• El dato: ¿puedes exportarlo entero, hoy, sin pedirlo? ¿Sigue siendo tuyo si dejas de pagar?
• La comisión: ¿pagas una cuota o un porcentaje de cada operación? Un porcentaje pequeño sobre un volumen grande es la partida más cara de la empresa y la que menos se mira.

El caso que conocemos por dentro

Llevamos años haciendo la web y el marketing de restaurantes, y desde ahí se ve lo que decide un servicio: de quién es el comensal, quién manda en el aforo y cuánto cuesta la herramienta antes de firmar nada. Las plataformas de reservas al uso se quedan con el comensal y cobran por él. Por eso construimos Qomanda: el motor de reservas se incrusta en la web del propio local, el comensal es del restaurante, el aforo lo decide la base de datos y el precio está escrito en la web, 49 euros al mes por restaurante, sin comisión por comensal.

Es un producto propio y es también la prueba de la regla: un restaurante que reserva doscientas mesas al mes con comisión por comensal paga cada año lo que costaría tener el software suyo. Para él, el SaaS del mercado era lo caro.

Cuándo el SaaS gana

Cuando resuelve el noventa por ciento y el diez restante no te cuesta dinero cada semana. Cuando el proceso no es el negocio: la contabilidad de un taller no es lo que le diferencia, la agenda de un restaurante sí. Cuando no tienes a nadie que vaya a operar el software después, porque un software a medida no se mantiene, se opera, y eso tiene un coste mensual que hay que asumir desde el principio.

Cuándo el software a medida gana

• Cuando el proceso es el negocio: reservas, pedidos, citas, producción, rutas.
• Cuando el SaaS cobra un porcentaje de lo que es tuyo.
• Cuando necesitas que tres sistemas se hablen y ninguno de los tres lo hace bien.
• Cuando el dato no puede salir de tu empresa o tiene que estar en un sitio concreto.
• Cuando llevas dos años con hojas de cálculo tapando los huecos del SaaS.

Lo que no hay que hacer

Construir a medida lo que el mercado ya resuelve bien y no te cobra por lo tuyo. Es el error más caro y el más frecuente, y una agencia de software con criterio te lo dirá en el diagnóstico aunque pierda el proyecto. Nosotros lo hacemos: cuando un SaaS te sirve, te decimos cuál y te ayudamos a integrarlo.

Un precio publicado es un precio que te obliga a que el producto lo valga. Un porcentaje escondido es lo contrario.